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PV Assemblée générale - 29 mai 2013


COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE D’HEXAGRAM-UQAM

Rédigé par Thomas Corriveau

 

L’Assemblée générale annuelle d'Hexagram-UQAM s’est tenue le mercredi 29 mai 2013 à partir de 14h à Hexagram-UQAM, Pavillon des Sciences biologique, au local SB-4510 à 14H

 

Étaient présents :

Membres :

Dany Beaupré

Michel Boulanger

Nancy Bussières

Thomas Corriveau

Mario Côté

Jean Décarie

Jean Dubois

Martine Époque

Ying Gao

Jean Gervais

Simon-Pierre Gourd

Pierre-Léonard Harvey

Martin L'Abbé

Paul Landon

André Éric Létourneau

Alain Paiement

Louis-Claude Paquin

Louise Poissant

Denis Poulin

Éric Raymond

Gisèle Trudel

Personnel de soutien :

Martin Pelletier, coordonnateur et chargé de projets en arts médiatiques

Catherine Béliveau, technicienne de soutien en arts médiatiques

Jason Pomrenski, Directeur technique de l'Agora

Carl Aksynczak, technicien de scène

Gisela Restrepo, contractuelle en documentation vidéo

 

1. ÉLECTION DU PRÉSIDENT ET DU SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE

 

Gisèle Trudel propose Louis-Claude Paquin comme président et Thomas Corriveau comme secrétaire.

Proposition adoptée à l’unanimité,

 

2. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR

 

L’ordre du jour est modifié pour que les points les plus importants soient discutés en première partie de l’assemblée, à cause du départ hâtif annoncé de certains membres.

L’ordre du jour modifié est proposé par Éric Létourneau, appuyé per Simon-Pierre Gourd. Adopté à l’unanimité

 

3. PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE DES EMPLOYÉS D’HEXAGRAM-UQAM

 

La directrice Gisèle Trudel présente l’équipe, composée de :

Martin Pelletier, coordonnateur et chargé de projets en arts médiatiques

Catherine Béliveau, technicienne de soutien en arts médiatiques

Jason Pomrenski, Directeur technique de l'Agora

Carl Aksynczak, technicien de scène

Gisela Restrepo, contractuelle en documentation vidéo

Nathalie Lafortune, coordonnatrice Hexagram-CIAM

 

4. ÉLECTION DES NOUVEAUX MEMBRES

 

Trois personnes se sont manifestées pour devenir membres de Hexagram-UQAM et ont reçu de Gisèle Trudel toutes les informations pertinentes concernant les ressources du centre. Il a été demandé à chacun d’écrire une lettre d’intention en fonction de ces informations.

  1. François-José Lapointe, professeur à l’Université de Montréal

    candidature de membre-collaborateur proposée par Martine Époque, appuyée par Alain Paiement

    candidature acceptée à l’unanimité (M=membre-collaborateur, associé à Lar-Tec)

  2. Claire Savoie, École des arts visuels et médiatiques, UQAM

    candidature proposée par Jean Dubois

    la candidature est incomplète et la décision est reportée en lien avec la création d’une nouvelle définition du statut de membre-collaborateur (décision reportée)

  3. Gwenaël Bélanger, École des arts visuels et médiatiques, UQAM

    candidature proposée par Thomas Corriveau, appuyée par Mario Côté

    candidature acceptée à l’unanimité (membre régulier)

Certains points sont soulevés et font l’objet de discussion :

  • durée du mandat des membres

  • statut de membre-collaborateur : le parrainage par un membre régulier pourrait être entériné par le comité directeur, en attendant la révision du statut par l’assemblée générale qui pourrait, le cas échéant, mener au statut de membre régulier. Il s’agirait alors d’un nouveau type de statut. La discussion est reportée à plus tard après les résolutions.

 

5. ÉLECTIONS AUX DIFFÉRENTS POSTES DE DIRECTION

 

DIRECTRICE/DIRECTEUR

Gisèle Trudel termine son mandat à la direction du centre Hexagram-UQAM

Jean Décarie (École des médias) a soumis sa candidature et se présente à l’assemblée :

Provient du champ des arts médiatiques

Professeur à l’École des médias

Expérience dans le milieu des centres d’artistes auto-gérés

Présente le programme qu’il prévoit pour la durée de son mandat : clarifier et consolider la position de Hexagram-UQAM dans un contexte très compétitif; collaborations à développer et diversifier avec l’industrie privée.

 

Candidature proposée par Simon-Pierre Gourd, appuyée par Louise Poissant. Adoptée à l‘unanimité.

Généreuse salve d’applaudissements

 

COMITÉ DIRECTEUR

Actuellement composé de 4 membres.

Merci à :

Simon-Pierre Gourd (sortant)

Robert Saucier (sortant)

Poursuivent leurs mandats :

Alain Paiement

Nancy Bussières

Une proposition suivra pour augmenter le nombre des membres du comité directeur à 6 (voir au point 6 – Résolutions).

Il y aura ainsi 4 nouveaux membres à élire : durées de mandat de 1 an, renouvelable 1 an.

Mise en candidature et élection de 2 nouveaux membres du Comité directeur :

Eric Létourneau, proposé par Simon-Pierre Gourd, appuyé par Danny Beaupré. Élu à l’unanimité.

Ying Gao, proposée par Gisèle Trudel, appuyée par Jean Décarie. Élue à l’unanimité.

L’élection de deux autres membres est reportée suite à la résolution à venir au point 6 Résolutions.

 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’administration est composé de :

  • un représentant de la Faculté des arts

  • un représentant de la Faculté de communication

  • le directeur ou la directrice du Centre

  • quatre représentants des membres réguliers élus par l’assemblée

  • un représentant du Vice-rectorat à la recherche et la création

  • un représentant de Hexagram Concordia

Des 4 représentants des membres réguliers élus par l’assemblée, Alain Paiement et Nancy Bussières poursuivent leurs mandats.

Jean Gervais est nommé par la Faculté des arts.

Une discussion est amorcée au sujet de la composition du C.A., mais cette discussion devra être poursuivie plus tard dans la réunion:

  • Changer les statuts

  • Revoir la composition du C.A.

  • Proposer des mandats de recrutement

  • Élargir le C.A. hors Hexagram et hors UQAM

Il n’y a donc pas d’élection pour le moment.

 

6. RÉSOLUTIONS PROPOSÉES PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

A) ACTIVITÉS DU CENTRE

Résolution présentée aux membres.

Discussion et amendement : « au moins deux activités de diffusion », proposé par Martine Époque, appuyé par Jean Décarie. Adopté à l’unanimité.

 

ATTENDU le besoin de faire connaitre la recherche-création des membres de Hexagram-UQAM ;

ATTENDU le besoin de régularité de ces diffusions auprès de la communauté académique et culturelle ;

ATTENDU la participation des membres aux activités du Centre ;

ATTENDU le besoin de réseautage entre tous les membres de Hexagram-UQAM ;

 

RÉSOLUTION 13-CA-HEXUQAM-01

Sur proposition du conseil d'administration,

IL EST PROPOSÉ QUE Hexagram-UQAM organise annuellement au moins deux activités de diffusion de la recherche-création des membres.

 

ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.

 

B) CHANGEMENT DE DURÉE DE MANDAT DE DIRECTION

Résolution présentée aux membres.

Objectifs : dégrèvement / volonté de continuité / critères comparables à ceux de départements universitaires

 

ATTENDU le besoin de continuité de  plus longue durée dans la gestion de Hexagram-UQAM;

 

RÉSOLUTION 13-CA-HEXUQAM-02

Sur proposition du conseil d'administration,

IL EST PROPOSÉ QUE le mandat de la direction de Hexagram-UQAM soit d'une durée de trois ans, renouvelable une fois.

 

ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.

 

C) ATTRIBUTION, NOMBRE, DURÉE ET MANDAT, MEMBRES DU COMITÉ DIRECTEUR

Résolution présentée aux membres

Le nombre passerait de 4 à 6.

Discussion autour de la parité entre les 2 facultés

Amendement concernant la « proportionnalité entre les deux facultés », proposé par Louise Poissant, appuyé par Jean Décarie. Adopté à l’unaninité.

 

ATTENDU le besoin de renouvèlement du comité directeur de Hexagram-UQAM ;

ATTENDU les mandats respectifs de chaque membre ;

ATTENDU l'importance de préparer la relève pour la direction du Centre ;

ATTENDU l'exigence d'une représentation proportionnelle au rattachement facultaire des membres ;

 

RÉSOLUTION 13-CA-HEXUQAM-03

Sur proposition du conseil d'administration,

IL EST PROPOSÉ QUE le nombre de membres élus par l'assemblée passe de quatre à six membres avec proportionnalité entre les deux facultés et que le mandat de chaque membre soit d’un an, renouvelable pour 1 an.

 

ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.

 

BREF RETOUR AU POINT 5 : ÉLECTION AUX DIFFÉRENTS POSTES DE DIRECTION

 

Les membres de l’assemblée décident de procéder à l’élection de 2 nouveaux membres du C.A.

 

Danny Beaupré, proposé par Jean Décarie, appuyé par Jean Dubois. Élu à l’unanimité.

Denis Poulin, proposé par Gisèle Trudel, appuyé par Martine Époque. Élu à l’unanimité.

 

D) CONSTITUTION DU COMITÉ FCI

Mandat du COMITÉ FCI présenté aux membres :

Sous la supervision du comité de direction d’Hexagram-UQAM et en accord avec les chercheurs des secteurs concernés (mocap, imagerie dynamique, robotique, scénographie médiatique, multiphonie, scène augmentée), le comité FCI continueront leur travail en tant que l'équipe de coordination de la subvention FCI avec les mandats suivants:

Description des mandats

  • effectuer la veille technologique sur les équipements à acheter

  • faire les rapports d’évaluation comparative de produits

  • proposer des flux de travail (workflow) des systèmes choisis

  • entrevoir et planifier toutes les étapes de mise en service

  • superviser et rédiger les devis en fonction des appels d’offres auprès de fournisseurs ciblés, être en mesure d’analyser (comprendre et comparer) les résultats et faire le suivi auprès des fournisseurs jusqu’à l’achat

  • superviser le travail des spécialistes contractuels

  • coordonner l'effort de tous les membres pour maximiser la contribution “in kind”

  • produire des synthèses et les diffuser au comité de direction et aux membres

  • maximiser la compatibilité et l’utilité des choix: de concert avec les chercheurs et en lien avec les divers secteurs (mocap, imagerie dynamique, robotique, scénographie médiatique, scène augmentée)

 

Nomination et durée de mandat du comité de travail FCI

 

ATTENDU la nécessité de continuité dans la gestion du dossier FCI ;

ATTENDU les rôles qu'ont joué Gisèle Trudel, Martin Pelletier et Richard Beaudy pour la demande FCI ;

 

RÉSOLUTION 13-CA-HEXUQAM-04

Sur proposition du conseil d'administration,

IL EST PROPOSÉ QUE Gisèle Trudel, Richard Beaudry, Jason Pomrenski et Martin Pelletier soient les membres du comité FCI pour l'année 2013-14, sous la supervision du comité de direction de Hexagram-UQAM.

 

ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.

 

E) MAINTIEN DU STATUT DE MEMBRE-CHERCHEUR

Document présenté aux membres par Gisèle Trudel (voir annexe) :

 

ATTENDU le document concernant la Politique de maintien du statut de membre d’Hexagram-UQAM remis en séance;

 

RÉSOLUTION 13-CA-HEXUQAM-05

Sur proposition du conseil d'administration,

IL EST PROPOSÉ QUE l’Assemblée adopte la Politique de maintien du statut de membre-chercheur d’Hexagram-UQAM et que les membres-chercheurs remettent à chaque année un rapport de leurs activités au centre pour l’année complétée.

 

ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.

 

7. RAPPORT D’ACTIVITÉS

 

Les membres sont unanimement d’accord pour que le rapport d’activités et le budget de l’année précédente leur soient transmis par courriel par la directrice Gisèle Trudel.

 

MOTION DE REMERCIEMENT

Louis-Claude Paquin propose une motion de remerciement et de félicitations au Comité de direction et au personnel de soutien, en soulignant particulièrement la contribution exceptionnelle de la directrice Gisèle Trudel.

Appuyé par Martine Époque.

Adoptée à l’unanimité

Généreuse salve d’applaudissements

 

8. BUDGET

 

Le budget est présenté en détail à l’assemblée par la directrice Gisèle Trudel.

Elle souligne l’appui substantiel du SITEL.

Discussion :

  • Reconnaissance de la contribution d’Hexagram-UQAM en termes de ressources aux étudiants des 2e et 3e cycles.

  • Nécessité de mobilisation des instances pour faire valoir cette contribution et obtenir le financement approprié (salaires associés à cet appui substantiel aux étudiants).

Le budget est adopté à l’unanimité.

 

9. VARIA

sans objet

 

L’Assemblée générale est levée à 16h45.

 

L’assemblée est suivie d’une réunion amicale autour d'un rafraîchissement qui rappelle aux membres que l’été approche à grands pas.

 

ANNEXE AU COMPTE RENDU :

 

CONSULTATION PAR COURRIEL

 

Certains points étant demeurées en suspend dû à un manque de temps de délibération lors de l’AG, une consultation par courriel auprès des 21 membres présents à l’AG a eu lieu sur les points suivants :

 

1 -  Le premier point consiste à modifier la politique du membership à HexagramUQAM de façon à ce que  les demandes de nouveaux membres puissent se faire à tout moment. Le Comité directeur recevrait ces demandes et pourrait leur accorder le statut de membre collaborateur. Lors de l'assemblée annuelle des membres, une demande pourrait être faite pour convertir le statut de membre collaborateur en membre régulier selon les règles présentement en vigueur.

Cette modification pour laquelle il me semblait y avoir consensus permettrait de donner le statut de membre collaborateur à Claire Savoie, parrainée par Jean Dubois.

1a) Êtes vous d'accord avec cette modification des règles de membership ?

1b) Êtes vous d'accord pour donner le statut de membre collaborateur à Claire Savoie ?

 

2 - Le deuxième point concerne la composition du Conseil d'administration (CA). Nous avons décidé de ne pas nommer les membres qui  en feraient partie après que plusieurs interventions ont remis en question la composition du CA. Il n'y a pas d'urgence car le Comité directeur peut administrer HexagramUQAM à court et à moyen terme.

Je propose pour disposer de ce point que le Comité directeur soit mandaté pour faire une proposition de composition du Conseil d'administration tenant compte du besoin d'inclure plus de membres provenant de l'externe soulevé en séance, qui sera soumise à l'assemblée des membres pour approbation.

2) Êtes vous d'accord pour confier ce mandat au Comité de direction ?

 

RÉSULTATS DE LA CONSULTATION

 

Sur les 21 membres présents à l'assemblée des membres, 16 ont répondu par courriel positivement au point 1 a) et b) puis, suite à l'intervention de Nancy Bussières, 4 membres ont modifié leur position pour celle de confier un mandat au Comité directeur conformément à la proposition suivante de Gisèle T.:

 

“  Il me semble que ce sera difficile d’avoir cette « discussion » par courriel. Je propose que le prochain comité directeur puisse y réfléchir en profondeur, afin de préciser le statut de membre collaborateur - et, le cas échéant, créer un nouveau statut de membre adhérent. Ceci comprendrait une durée et également des précisions sur l'accès aux infrastructures, pour eux et  pour les étudiants qu'ils dirigent.

 

Mon avis est qu’il faut reporter le vote sur le statut de la candidature de Claire Savoie en attendant cette analyse. Les points 1A et 1B seront reformulés par le comité directeur. “

 

Les points 1 a) et 1 b) demeurent donc toujours adoptés par 12 voix sur 21.

 

Le point 2 de confier un mandat au Comité directeur pour la composition du Conseil d'administration est adopté à l'unanimité.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

POLITIQUE DE STATUT DE MEMBRE-CHERCHEUR (maintien du statut)

 

 

Tel qu’annoncée à l’assemblée générale des membres en août 2012 et entérinée par le comité directeur le 22 mai 2013, la politique de maintien du statut de membre-chercheur à Hexagram-UQAM est maintenant en vigueur.

 

L’idée principale qui sous-tend cette nouvelle politique est de stimuler, sur une période biannuelle, le partage entre les membres et les étudiants des méthodologies et des connaissances venant de la recherche des membres.  Il s’agit de faire bénéficier toute la communauté de chercheurs de la vitalité de la production des membres, en correspondance avec les grandes orientations du Centre. Afin de participer à la programmation générale, le membre choisira de faire une activité parmi les 7 options suivantes:

 



 

ACTIVITÉ

CHOIX

 



1

Présentation publique par le chercheur dans le cadre des activités de Hexagram-UQAM

Lorsqu'un membre invite un conférencier externe avec son budget de recherche, il s'agit de mettre en relation le travail du conférencier et le sien lors d'une présentation publique dont le membre sera l'organisateur

 

 



2

Parrainage d’un stagiaire dans un secteur identifié par (ou avec) le comité directeur

 

 



3

Organisation d'une démonstration ou d'une formation technique

En lien avec les thématiques et besoins de recherche du membre.

 

 



4

Participation à une des deux présentations publiques organisées par le Centre

HexagramUQAM sera responsable de coordonner deux évènements de présentations des recherches des membres par année. 7 membres peuvent participer en s'inscrivant à une date déjà établie par le Centre, pour un total de 14 membres.

 

 



5

Participation au DÉMO (DÉmonstration-Expérimentation-MOnstration) Le "DÉMO" est une réalisation de Hexagram | CIAM, portant sur la documentation et la présentation du processus de production d’un projet et s’adressant à un nombre limité de membres du regroupement.  Sur invitation seulement.

 

 



6

Être membre du comité directeur ou du conseil d’administration

 

 




7

Toute autre activité convergente avec la mission d’Hexagram, proposée et acceptée par le comité directeur.

 

 

Le membre prendra le temps de bien choisir de quelle façon il souhaite s’impliquer, et enverra son projet via le formulaire du site Web.  http://hexagram.uqam.ca/content/formulaire-de-soumission-de-projet

 

Le personnel du Centre peut appuyer le membre avec le prêt d’équipements, la réservation de salles et le cas échéant, la documentation audiovisuelle de l’activité. Toutefois, le membre demeure entièrement responsable de l’organisation, du déroulement et du suivi de l’activité. Un membre du comité directeur peut assister le membre comme personne-ressource pour aider à orienter le type d’activité. Les évènements publics pourront être documentés en vidéo, et être diffusés sur le site Web.

 

Un gabarit de rapport annuel d’activités sera élaboré par le comité directeur et sera transmis aux membres. Il sera rétroactif au mois de juin 2012, afin de coïncider avec la remise du plan de travail annuel des professeurs. Le membre remettra son rapport d’activités au comité directeur avant chaque assemblée générale annuelle, généralement ayant lieu en mai ou juin. Si aucune contribution aux activités du Centre n’est réalisée pendant une période de deux ans, le membre ne pourra plus conserver le statut de membre pendant l’année suivante. Toute personne pourra soumettre sa candidature de nouveau après une année d’absence.

 

Calendrier d'activités

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